Cele mai bune 5 practici pentru arhivarea și gestionarea

Arhivarea și gestionarea eficientă a documentelor reprezintă condiții de bază pentru ordinea și accesibilitatea informațiilor în firma ta. Iată cinci dintre cele mai bune practici care pot ajuta la optimizarea acestor procese complexe:

Implementarea unui sistem de management al documentelor (DMS)

Un sistem electronic de management al documentelor poate simplifica procesul de arhivare, căutare și accesare a documentelor. Aceste sisteme oferă funcționalități de indexare, căutare avansată și securitate îmbunătățită. Astfel, arhivarea documentelor financiare și a celorlalte tipuri de documente din firmă (comerciale, de resurse umane, juridice ș.a.) poate fi realizată cu respectarea reglementărilor de confidențialitate și conformitate.

Implementarea unui DMS presupune mai multe etape. În primul rând, este necesară evaluarea nevoilor specifice ale companiei. Acest lucru poate implica o înțelegere aprofundată a fluxurilor de lucru existente, a tipurilor de documente utilizate și a modului în care acestea sunt gestionate în prezent. Apoi, urmează selecția unui furnizor de DMS, care trebuie să fie făcută în funcție de nevoile și bugetul companiei.

Instalarea și configurarea sistemului sunt următoarele etape, iar procesul se încheie cu instruirea angajaților.

Standardizarea procedurilor de arhivare

Concentrează-te pe stabilirea unor reguli clare pentru numirea, stocarea și arhivarea documentelor. Aceasta include definirea unei structuri de foldere, utilizarea unui format consistent de denumire a fișierelor și stabilirea unor termeni specifici pentru arhivare, astfel încât toți angajații să urmeze aceleași proceduri.

Denumirea unui document trebuie să fie relevantă, cu detalii precum data, subiectul documentului, autorul sau departamentul și versiunea documentului. Astfel, angajații pot găsi rapid documentele de care au nevoie, fără a pierde timp prețios.

Securitatea arhivelor fizice și digitale ale companiei

Asigură securitatea documentelor, mai ales când este vorba de informații sensibile. Organizează controale de acces, pe baza rolurilor, pentru ca doar personalul autorizat să poată accesa anumite documente. De asemenea, utilizarea criptării și a auditurilor regulare poate preveni accesul neautorizat și pierderea de date.

Utilizează metode de criptare pentru documentele digitale și stochează documentele fizice într-un loc sigur. Întocmește un plan de urgență în cazul unei breșe de securitate sau a unui eveniment neașteptat, cum ar fi un incendiu sau o inundație. Acest plan ar trebui să includă proceduri pentru recuperarea documentelor digitale, precum și pentru recuperarea sau înlocuirea documentelor fizice.

Backup regulat și proceduri de recuperare a documentelor firmei

Pentru a proteja documentele companiei de pierderi accidentale sau de catastrofe naturale, este important să ai strategii de backup regulat și planuri de recuperare. Păstrează copii de rezervă în locații sigure, atât local cât și în cloud. Frecvența backup-urilor ar trebui să fie stabilită în funcție de ritmul de generare a datelor noi și de importanța acestora. Toate tipurile de date, de la documente de text și tabele, până la baze de date și e-mailuri, ar trebui incluse în backup.

Poți alege backup incremental, prin copierea doar a datelor noi sau modificate de la ultimul backup. Ai la dispoziție și backup diferențial, plus backup complet, cel mai sigur, presupune copierea tuturor datelor, dar necesită cel mai mult timp și spațiu de stocare.

Revizuirea documentelor și actualizarea arhivelor

Stabilește motivul revizuirii și actualizării arhivelor (conformitatea cu reglementările, îmbunătățirea accesibilității ș.a.). Creează unei liste cu toate documentele care trebuie revizuite și arhivate. Definește criteriile de revizuire (relevanța, acuratețea, actualitatea). Pe baza acestor acțiuni, planifică actualizarea arhivelor, urmând procedurile stabilite la nivelul firmei tale.

Evaluează periodic procesului de revizuire și actualizare și implementează îmbunătățirile necesare, după consultarea unor specialiști în servicii de audit, consultanță și training în arhivare fizică și digitală. Prin urmarea acestor pași, vei putea asigura o gestionare eficientă și actualizată a documentelor și arhivelor din firma ta.

Sursă foto: shutterstock.com