De ce este important să-ți arhivezi documentele?

Deții o companie și ai uitat unde ai pus un document important? Sau ai petrecut ore în șir căutând un fișier electronic pe computer? Te-ai gândit să-ți arhivezi documentele? Acest proces îți va facilita găsirea unei factori sau alt document important, dar este și obligatoriu. Potrivit Legii nr. 31/1990, cu completările și modificările ulterioare, arhivarea documentelor, fie fizică sau electronică, devine necesară pentru documentele justificative și contabile. Nerespectând-o, compania este pasibilă de amenzi din partea statului. Desigur, acesta nu este singurul motiv pentru care să-ți arhivezi documentele. Ce alte avantaje și beneficii îți oferă, află în continuare.

Ce este arhivarea și de ce trebuie să alegi un astfel de serviciu?

Trăim într-o lume a informației, unde documentele au un rol important în viața noastră profesională. De la contracte și facturi, la rapoarte financiare și corespondență oficială, dar și email-uri și înregistrări video sau audio, aceste documente și fișiere ne oferă dovada drepturilor și obligațiilor noastre. Dar ce se întâmplă atunci când pierzi un document? Consecințele sunt majore, de la pierderi financiare la dificultăți în obținerea unor servicii. Tocmai din acest motiv, este foarte important să te asiguri că-ți arhivezi documentele. Arhivarea reprezintă procesul de organizare, stocare și conservare a documentelor importante pe termen lung. Alegând servicii de arhivare și depozitare printr-o unitate protejata autorizata te asiguri că respecți legislația în vigoare și-ți protejezi documentele, drepturile și interesele. 

Ce servicii de arhivare poți alege?

Principalele servicii de arhivare pe care ți le oferă o firmă specializată, precum Lemon Box, sunt arhivarea electronică și fizică. Arhivarea electronică transformă documentele fizice în formate digitale. Prin scanarea lor, devin mai ușor de găsit și mai sigure într-un mediu digital. Reduc spațiul fizic, oferă acces la documente de oriunde și oricând, precum și protecție împotriva pierderii sau deteriorării lor. În schimb, depozitarea arhivelor se referă la stocarea fizică a documentelor într-un spațiu specializat, în conformitate cu legislația în vigoare. 

De ce este important să-ți arhivezi documentele?

Documentele, fie fizice, fie electronice, conțin informații sensibile despre compania și angajații tăi. Este important să alegi servicii de arhivare documente pentru mai multe considerente:

securitate – arhivarea documentelor firmei te ajută să le protejezi de anumite riscuri, cum ar fi incendii, inundații, furt sau pur și simplu, pierderi accidentale. Stocându-le într-un depozit sigur, te asiguri că nu le vei pierde niciodată.
accesibilitate – pentru că arhivarea se realizează de specialiști în domeniu, vei reuși să găsești rapid și ușor documentele de care ai nevoie. Atunci când documentele sunt arhivate corespunzător, poți accesa un contract sau un raport financiar din anii precedenți în doar câteva secunde sau minute. Nu vei pierde timp căutând prin dosare haotice sau fișiere digitale neorganizate. 
conformitate legală – după cum deja am menționat, arhivarea documentelor este necesară pentru a respecta reglementările în vigoare și cerințele de conformitate. Cele mai multe industrii sunt supuse unor standarde stricte în ceea ce privește păstrarea și gestionarea documentelor. Arhivarea te ajută să te asiguri că respecți legislația în vigoare și că ai documentele necesare la dispoziție în caz de nevoie.
eliberezi spațiu – documentele fizice ocupă adesea mult spațiu și pot deveni un obstacol în calea eficienței. Arhivarea lor într-un spațiu destinat protejării și conservării acestora pe termen lung îți permite să eliberezi spațiul și să-l folosești în interesul afacerii tale. 

Arhivarea documentelor este o investiție care te scapă nu doar de amenzi, ci te protejează și de riscul de a pierde informații importante. Te ajută să respecți cerințele legale, să te protejezi împotriva pierderii datelor și să-ți eficientizezi operațiunile atunci când ai nevoie de un document mai vechi. Așadar, alege metoda de arhivare potrivită și asigură-te că documentele firmei sunt organizate și accesibile în mod facil.