In Zeiten zunehmender Digitalisierung befinden sich viele Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Da die tägliche Arbeit ohne Dokumente unmöglich ist, werden Informationen in digitaler Form gespeichert. Ein DMS kann Unternehmen dabei helfen, diese digitalen Dokumente sinnvoll zu organisieren und produktiver zu arbeiten.
Was ist ein DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagementsystem. Es handelt sich dabei um eine Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre digitalen Dokumente effizienter und sicherer verwalten können. In der Regel werden alle für das alltägliche Geschäft relevanten Dokumente in einem zentralen System gespeichert. Physische Dokumente können eingescannt und gemeinsam mit digitalen Dokumenten verwendet werden. Das System ermöglicht die Organisation der Dokumente, aber auch Aspekte wie Zugriffsrechte und Verfügbarkeit.
DMS bringt viele Vorteile mit sich
Erfahrungen mit DMS zeigen, dass ein gut konzipiertes System Unternehmen in vielen Aspekten Vorteile bringen kann. Dazu zählen Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, Zusammenarbeit, Kundenzufriedenheit sowie Sicherheit und Compliance.
Effizienzsteigerung
Ein DMS hilft dabei, Dokumente individuell zum Unternehmen passend zu organisieren. Das wiederum macht sie schnell auffindbar. Selbst physisch vorliegende Dokumente werden auffindbar, wenn diese digitalisiert und in das System eingepflegt werden. So verbringen Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten und können sich wichtigeren Aufgaben widmen.
Viele Systeme erlauben zudem das Einrichten von automatisierten Workflows. Verschiedene wiederkehrende und klar definierbare Aufgaben, die im Zusammenhang mit Dokumenten anfallen, können automatisch und in Sekundenschnelle im Hintergrund ablaufen.
Kosteneinsparungen
Allein schon durch effizienteres Arbeiten entsteht Potenzial für Einsparungen. Mitarbeiter müssen weniger Zeit in organisatorische Aufgaben investieren, wenn das DMS sie unterstützt. Zudem sparen Unternehmen Kosten ein, die durch Lagerfläche oder Druckkosten für Papierdokumente anfallen würden.
Zusammenarbeit
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist in vielen Szenarien denkbar. In vielen Branchen ist es typisch, dass ein Auftrag durch mehrere Hände geht, bevor er erfüllt ist. Mit einem DMS wird es besonders einfach, die nötigen digitalen Unterlagen für alle beteiligten und berechtigten Personen zugänglich zu machen. So kann die Zusammenarbeit reibungslos ablaufen.
Auch die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit von unterschiedlichen Arbeitsplätzen aus ist mit einem guten DMS möglich, sodass Kollegen völlig ortsunabhängig zu einem Projekt kooperieren können. Ein DMS wächst mit den Bedürfnissen des Unternehmens und kann ohne Probleme mit steigenden Mitarbeiterzahlen skalieren.
Kundenzufriedenheit
Ein wichtiger Bestandteil guter Kundenservices ist, dass Anfragen zeitig und zuverlässig bearbeitet werden können. Auch hier bietet ein DMS wertvolle Unterstützung. Dadurch, dass Dokumente schnell und ortsunabhängig abgerufen werden können, geht kaum Zeit bei der Ansammlung der nötigen Informationen verloren.
Mitarbeiter können mit geringer Verzögerung auf die Wünsche des Kunden eingehen und somit die Zufriedenheit auf einem hohen Niveau halten. Auch die Bereitstellung relevanter Dokumente in einem Online-Portal oder die automatisierte Verarbeitung von Kundenanfragen ist über ein DMS realisierbar.
Sicherheit und Compliance
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik definiert Dokumente und Informationen als schützenswert. Das bedeutet, dass bei der Aufbewahrung digitaler Dokumente besondere Vorsichtsmaßnahmen gelten sollten. Es muss unter anderem darauf geachtet werden, dass die Informationen vor Risiken wie Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt sind. Ein hochwertiges DMS für Unternehmen kann entsprechende Maßnahmen anbieten.
Das kann auch dabei helfen, Compliance-Regeln einzuhalten, die sich auf die sichere und vertrauliche Aufbewahrung von Daten beziehen. Zusätzliche Funktionen wie eine Versionskontrolle machen Unternehmensdokumente robust gegen Fehler und erlauben das Nachverfolgen jeder Änderung.
Fazit
Es gibt viele Einsatzgebiete für DMS. Vor allem Unternehmen profitieren jedoch enorm von der Technologie. Die Vorteile reichen von Effizienzsteigerungen bis zu verbesserter Sicherheit. Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren und die hausinterne Digitalisierung voranbringen möchten, können diese Ziele mit einem DMS erreichen.
