Având în vedere faptul că zilnic auzim în jurul nostru vorbindu-se despre facturi, ne-am gândit să vedem împreună ce înseamnă o factură, cum se întocmește și unde trebuie să ajungă.
Factura are ca bază legală Codul Fiscal Legea 227/2015 actualizat, Ordinul Ministrului Finanţelor nr. 2634/2015 actualizat și Legea Societăților comerciale nr. 31/1990, cu modificările și completările ulterioare.
Ca principiu, factura se întocmește în cazul livrării de bunuri şi/sau prestării de servicii.
Factura serveşte ca:
document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a bunurilor livrate și a serviciilor prestate/
document de însoţire al mărfurilor pe timpul transportului, după caz;
document de încărcare în gestiunea cumpărătorului;
document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului și a cumpărătorului a operațiunilor economice;
Rubricile obligatorii care trebuie înscrise pe factură sunt:
numărul de ordine în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
data emiterii facturii;
Factura este un formular cu regim intern de înseriere,tipărire și numerotare.
Conducerea societății va desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, care sa aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente facturilor emise. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie sa fie secvenţial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Decizia internă se va face anual, stabilind numărul de la care se va emite prima factură.
Rubrici obligatorii pentru furnizor:
data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
denumirea/numele și forma juridică a persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
codul de înregistrare în scopuri de TVA format din atributul fiscal (RO) și codul unic de înregistrare (CUI, atribuit de Ministerul Finanţelor la înființare; este un cod numeric, format din 4-8 cifre sau, după caz,
codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
adresa completă a persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
numărul din registrul comerţului (de forma Jxy/123456/2004, atribuit de Registrul Comerţului la înființare)
în cazul S.R.L. capitalul social, iar în cazul S.A., capitalul social subscris și capitalul social vărsat;
cota de TVA
Rubrici obligatorii pentru cumpărător (beneficiar) :
denumirea/numele și forma juridica a benficiarului;
codul de înregistrare în scopuri TVA sau codul de identificare fiscală (CIF);
adresa beneficiarului
În factură se vor trece de către furnizor toate produsele livrate/serviciile prestate.
Numărul de exemplare în care se întocmește factura se stabilește prin proceduri proprii, în funcție de necesitățile entităților (2-3 exemplare).
Circula:
la furnizor: la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate;
la cumpărător: la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plății, precum și pentru înregistrarea în contabilitate.
Observaţie
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi:
o factura nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca și factura iniţială, și pe care să se menţioneze că este duplicat și că înlocuiește factura inițială sau
o fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ștampila societății și să se menţioneze că este duplicat și că înlocuiește factura iniţială.
Factura este unul dintre documentele primare folosite de mai multe departemente ale societății: contabilitate, vânzări, gestiune. Pentru a cunoaște totul despre factură și celelalte documente participă în cadrul centrului nostru de formare profesională a adulților Premium Teaching la cursul de Contabilitate primara și obține un certificat autorizat pentru meseria de contabil: https://cursuri-premium.ro/cursuri/curs-contabilitate-primara/
