Im Jahr 2025 ändert sich für Unternehmen einiges im Bereich Buchhaltung. Das große Thema, um das es geht, ist die Pflicht zur eRechnung. Was es damit auf sich hat und was Firmen nun beachten sollten, zeigt folgender Artikel.
Die eRechnung wird 2025 verpflichtend!
Ab dem 01.01.2025 gibt es eine interessante Änderung für Unternehmen. Das Gesetz schreibt vor, dass eine sogenannte eRechnung verpflichtend ist. Festgelegt wurde das im Wachstumschancengesetz. Für die Buchhaltung handelt es sich um eine wichtige Änderung, da viele neue Faktoren berücksichtigt werden müssen.
Was ist eine eRechnung?
Da es um eine verpflichtende Änderung für alle Unternehmen geht, sollte klar definiert werden, was eine eRechnung ist. Die Definition finden Firmen und Selbstständige in § 14 Abs. 1 Satz 3 UstG-E. Es handelt sich dabei um eine Rechnung, die in elektronischer Form ausgestellt und empfangen wird.
Manche mögen jetzt vielleicht meinen, dass sie bereits eRechnungen verschicken. Doch Vorsicht: PDF-Rechnungen sind damit nicht gemeint! Vielmehr muss eine eRechnung die Rechnungsinhalte in einem maschinenlesbaren und strukturierten Datensatz darstellen. Eine PDF-Datei, eine Bilddatei oder ein Scan einer Papierrechnungen zählen damit nicht zu den bald geforderten eRechnungen.
Wichtige Anforderungen für eRechnungen
Um zum Start des Jahres 2025 alles bezüglich des Rechnungsversands richtig zu machen, müssen sich Unternehmen genau mit dem geforderten Format befassen. Glücklicherweise ist das genau definiert, sodass man sich einfach an die neuen Vorgaben halten kann.
Die wohl bekanntesten Formate, die gemäß EN 16931 gesetzeskonform sind, sind die XRechnung oder die ZUGFeRD:
XRechnung: XML-Datei nach einem bestimmten Aufbau
ZUGFeRD: PDF-Datei inkl. eingebetteter XML-Datei
Allerdings gibt es auch andere Rechnungsformate, die den neuen Anforderungen entsprechen. Alles andere gilt übrigens als „sonstige Rechnungen“. Wer also ganz klassisch Rechnungen auf Papier ausstellt, sollte sich dringend mit den neuen Formaten befassen.
Gesetzesänderung 2025: Wie laufen die Änderungen ab?
Da bis zur Gesetzesänderung noch einiges an Zeit vergeht, können und sollten sich Unternehmen schon jetzt darauf vorbereiten. Immerhin gibt es klare Regeln, die ab dem 01.01.2025 gelten. Doch wie läuft der Prozess im Detail ab?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Firmen eRechnungen entgegennehmen können. Die entsprechenden technischen Voraussetzungen müssen daher gegeben sein. Allerdings ist es im Jahr 2025 noch erlaubt, Rechnungen so zu verschicken wie zuvor.
Erst ab dem 01.01.2026 – also ein ganzes Jahr später – ist es für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, eRechnungen ausstellen zu können. Hier ist also noch etwas länger Zeit, um das Unternehmen auf den entsprechenden technischen Stand zu bringen.
Bis Ende 2027 sind all jene Unternehmen von dem Gesetz befreit, die einen Umsatz bis 800.000 Euro verzeichnen. Ab 2028 muss dann jeder unabhängig von den Umsätzen und anderen Besonderheiten auf die eRechnung umgestiegen sein.
Gibt es Ausnahmen bei dem neuen Gesetz?
Neben den genannten Besonderheiten gibt es auch ein paar Ausnahmen. Diese betreffen vor allem Kleinbetragsrechnungen. Als solches werden alle Rechnungen unter 250 Euro bezeichnet. Diese dürfen weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei übermittelt werden.
Tipps für Unternehmen – so klappt die Umstellung
Änderungen in der Buchhaltung können in Unternehmen einiges durcheinanderbringen. Wie bereitet man sich daher am besten auf die Gesetzesänderung zum 01.01.2025 vor? Tatsächlich gibt es einige Tipps und Tricks, die dabei helfen, dass alles reibungslos abläuft.
Zunächst einmal sollten Unternehmen den Ist-Zustand ihrer Buchhaltung und der Digitalisierung im Unternehmen überprüfen: Welche Formate werden aktuell genutzt? Wie viele Rechnungen erhält man auf Papier? Es ist gut möglich, dass es in manchen Firmen keinerlei Handlungsbedarf gibt, da bereits alles so läuft, wie es das ab dem 01.01.2025 soll.
In manchen Fällen ist es jedoch nötig, neue Portal-Anbindungen zu implementieren. Das sollte man am besten frühzeitig in Erfahrung bringen und entsprechend umstellen. So kommt es zum Jahreswechsel nicht zu zeitlichen Problemen.
Wichtig ist auch eine transparente Kommunikation mit Partnern, Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden. Da der Empfang von eRechnung ab 2025 verpflichtend ist, sollte man schon jetzt beginnen, alle Beteiligten zu fragen, wann sie diese Umstellung vornehmen. Die Mitarbeiter sollten gut geschult und unterwiesen werden, damit diese auf dem aktuell erforderlichen Wissensstand stehen. Wer mit einem Steuerbüro zusammenarbeitet, sollte auch mit diesem über die Gesetzesänderung sprechen. So kann der Umstieg auf eRechnungen reibungslos ablaufen.
Wichtig ist zudem, ein digitales Archiv einzurichten. Immerhin müssen digitale Belege auch digital abgelegt werden. Nur so sind Vorgänge GoBD-konform. Viele arbeiten dazu mit einer Cloud, da sie Flexibilität und Sicherheit bietet.
