Das Jahr 2023 brachte eine der bedeutendsten Änderungen im Verhältnis zwischen Gesellschaften und öffentlichen Behörden mit. Ab dem 4. Juli 2023 sind öffentliche Behörden nunmehr verpflichtet, Dokumente, die von öffentlichen oder privaten juristischen Personen im elektronischen Format ausgestellt und mit einer elektronischen Signatur versehen sind, entgegenzunehmen.
Die Notwendigkeit, die Arbeitsbeziehungen während der Covid-Pandemie zu flexibilisieren sowie die Anpassung dieser Beziehungen an die aktuellen Gegebenheiten führte dazu, dass dieses Ereignis inzwischen zu einer Normalität geworden ist.
Allgemeiner Rechtsrahmen zur elektronischen Signatur
Das Gesetz Nr. 455/2001 legt die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und elektronisch unterzeichnete Dokumente fest, obwohl es vor mehr als 20 Jahren veröffentlicht worden ist. Daher hat die Verordnung Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates („DVO“) über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen Vorrang, wenn es zu Widersprüchen zwischen dem nationalen Gesetz und der EU-Regelung kommt. Mit der DVO soll ein geeigneter Rahmen geschaffen werden, der ein hohes Maß an Rechtssicherheit gewährleistet. Hierin werden auch die Bedingungen festgelegt, unter denen eine elektronische Signatur benutzt werden kann, sowie die Arten und Rechtswirkungen dieser digitalen Mittel.
Arten der elektronischen Signatur
Die einfache elektronische Signatur wird in der DVO als „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet“ definiert. Eine solche „Grundart“ der elektronischen Signatur kann beispielsweise für den Scan eines Dokuments benutzt werden, das vom Unterzeichner handschriftlich unterzeichnet und einer E-Mail beigefügt ist, die schriftliche Angabe des Namens und des Vornamens am Ende eines Dokuments in elektronischer Form, oder die am Ende einer E-Mail verwendeten Signaturen und Identifizierungsdaten, usw.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist hingegen eine komplexere Art von Signatur, die folgende Bedingungen kumulativ erfüllen muss:
a. ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet;
b. ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners;
c. wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen verwenden kann und die ausschließlich er kontrolliert;
d. ist mit den bei der Unterzeichnung verwendeten Daten so verknüpft, dass nachträgliche Änderungen der Daten erkannt werden können.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur. Diese muss daher alle oben aufgelisteten Bedingungen erfüllen und darüber hinaus von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt werden und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. Unterschiedlich zu einer fortgeschrittenen Signatur setzt also die qualifizierte Signatur das Vorhandensein eines qualifizierten digitalen Zertifikats voraus.
Obwohl die Behörden sowohl die mit der fortgeschrittenen, als auch mit der qualifizierten Signatur unterzeichneten Unterlagen entgegennehmen müssen (DVO 38/2020), ist die qualifizierte elektronische Signatur die sicherste Art der elektronischen Signatur, da sie ohne technische Fachkenntnisse leicht überprüft werden kann. Die Integrität elektronisch signierter Dokumente wird durch die Maßnahmen, die der Anbieter dieser elektronischen Mittel zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners ergreift und durch die Standards, die er zur Ausstellung der Signatur verwendet, gewährleistet.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist die einzige Art elektronischer Signatur, die nach den geltenden Kriterien sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene der handschriftlichen Signatur entspricht.
Notwendigkeit der Verwendung der elektronischen Signatur
Die Notwendigkeit der elektronischen Signatur wurde im vergangenen Jahr dadurch bewiesen, dass diese für mehrere Zwecke benutzt werden konnte sowie für den Zugriff auf Online-Plattformen bei den Finanzbehörden – wo die mit der elektronischen Signatur vorgesehenen Steuererklärungen eingereicht werden können – oder beim Handelsregister – wo eine neue Gesellschaft mittels der mit der elektronischen Signatur vorgesehenen Unterlagen in einer anderen Stadt gegründet werden kann. Der Vorteil dieses digitalen Instruments besteht darin, dass es Zeit und Mühe erspart (Reisen, Ausdrucken, Unterschreiben und Scannen von Dokumenten entfallen).
In bestimmten Fällen wird die Nutzung der digitalen Signatur durch nationale Vorschriften geregelt, wie z. B. DVO Nr. 36/2021, durch welche die Regeln für die elektronische Unterzeichnung von Rechtsakten im Bereich der Arbeitsbeziehungen vereinfacht werden.
Seit Januar 2021 können gemäß DVO Nr. 140/2020 Fachleute aus den Bereichen Bauwesen, Architektur und Stadtplanung eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden, um Dokumente zu unterzeichnen, die bei den zuständigen Behörden und Einrichtungen zur Ausstellung von Genehmigungen und Ermächtigungen eingereicht werden, als Alternative zur Einreichung von handschriftlich unterzeichneten und gestempelten Schriftstücken.
Pflicht zur Verwendung der elektronischen Signatur
Seit dem 1. Januar 2024 wurde durch das Gesetz 296/2023 bestimmt, dass jede Person, die eine Gesellschaft, eine NGO besitzt oder als eine natürliche Person gewerblich tätig (rum. PFA genannt) ist und B2B-Beziehungen pflegt, verpflichtet ist, Rechnungen über das nationale elektronische Rechnungsstellungssystem RO e-Factura über den Virtual Private Space zu melden.
Das neue Gesetz sieht vor, dass die o. g. Personen verpflichtet sind, eine elektronische Signatur zu haben, da dieses elektronische Rechnungsstellungssystem ausschließlich mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur zugänglich ist. Wenn derzeit die Übersendung der Rechungen via E-Mail oder andere üblichen Methoden erlaubt ist, wird ab dem 1. Juli 2024 das e-Factura System die einzige Platform sein, über die Rechnungen ausgestellt werden können. Alle anderen Formate dieser Dokumente werden unwirksam sein.
Fazit
Elektronische Signaturen haben die Art und Weise, wie Dokumente unterzeichnet werden, insbesondere wenn Willenserklärungen unter Abwesende abgegeben werden, deutlich vereinfacht und beschleunigt. Es ist daher keine Überraschung, dass elektronische Signaturen in unserer zunehmend digitalen Welt immer öfter zum Einsatz kommen. Die elektronische Signatur ist einer der bedeutendsten Instrumente einer zunehmend digitalisierten Welt.
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