A díjat Kézdivásárhely önkormányzata évente ítéli oda egy-egy olyan kézdivásárhelyi születésű vagy ott élő személynek, aki tevékenységével hozzájárult a város hírnevének öregbítéséhez. A kitüntetéseket szabályozó tanácsi határozat értelmében jelölni csak 70. életévét betöltött, ma is élő személyt lehet.
Borcsa János jelölését Dávid Sándor városi tanácsos, az RMDSZ kézdivásárhelyi szervezetének elnöke, dr. Gáspár Zsolt városi tanácsos, háziorvos, Hegedüs Ferenc vállalkozó, kultúrmecénás, Kocsis Károly szerkesztő, újságíró, lapunk munkatársa és Szöllősi Tamás megyei tanácsos, a Kézdivásárhelyi Ifjúsági Szervezet elnöke terjesztette be.
A javaslattevők által megfogalmazott ajánlás szerint Borcsa János méltó jelölt a kitüntetésre, figyelembe véve sokoldalú és kiemelkedő szakmai tevékenységét, valamint hosszú évtizedeken át tartó elkötelezettségét a magyar irodalom és kultúra terjesztése és megőrzése iránt.
„Születési helyén, Kézdivásárhelyen, élete nagy részét a város és környék kulturális élete gazdagításának szentelte tanárként, kritikusként, irodalomtörténészként és könyvkiadóként. Munkássága fókuszában a kortárs romániai magyar irodalom és a határon túli magyar alkotók állnak, jelentős részt vállalva ezzel a kulturális párbeszédben és az identitás megőrzésében. A kézdivásárhelyi származású, vagy a városban alkotó művészek pályájának feltárása és támogatása különösen fontos szerepet kapott tevékenységében. Az általa alapított Ambrózia Könyvkiadó révén
Borcsa János számos díjat kapott a szakmában, amelyek a hosszú és gazdag pályafutásának elismerései. Továbbá,
elősegítve ezzel a város kulturális életének gazdagítását és színvonalának emelését” – áll a jelölési dokumentációban.
Az iktatott javaslatot az önkormányzat kommunikációs irodája ellenőrzi, majd a jelöléseket továbbítja a helyi tanács kulturális bizottságának, amely javaslatot tesz a Pro Urbe díjas személyre. A döntést tanácsülésen erősítik meg, a díjat Kézdivásárhely polgármestere adja át a jelöltnek a város napján (június 28.) tartandó rendkívüli tanácsülésen.
