Anul 2024 a început cu una dintre cele mai mari provocări pentru orice antreprenor sau contribuabil: obligativitatea e-Factura, adică obligația de a transmite la ANAF orice factură emisă. Cine se ocupă de această procedură? Intră în sarcina contabilului? Care sunt aspectele pe care orice antreprenor sau contribuabil trebuie să le cunoască? Sunt întrebări la care vei afla răspunsurile citind acest articol.
Ceea ce am aflat cu toții este că începând cu data de 1 ianuarie 2024 e-Factura a devenit obligatorie pentru toți operatorii economici, persoane impozabile stabilite în România, adică toate facturile realizate pentru tranzacțiile B2B vor trebui să fie înregistrate și validate în sistemul ANAF.
Scopul implementării sistemului național RO e-Factura ANAF este necesitatea intrării României în era digitală și realizarea unei transparențe și eficientizări a sistemului fiscal din România. Din 2024 se vor înregistra în contabilitatea firmei numai facturile validate prin sistemul e-Factura, astfel companiile vor fi nevoite să gândească și implementeze noi fluxuri de aprobare a facturilor.
Cine este obligat să transmită facturile la ANAF
Prima întrebare pe care orice antreprenor sau contribuabil o va adresa unui contabil sau va căuta pe google este: Cine este obligat să transmită e-Factura la ANAF? Așa cum am menționat mai sus, toți cei care vor efectua tranzacții B2B, mai exact SRL-uri, PFA, Întreprinderi Individuale, chiar și ONG-uri care desfășoară activități economice, au obligația de a trimite facturile către ANAF.
În prima etapă – 1 ianuarie 2024 și 30 iunie 2024 – persoanele juridice care desfășoară activități economice în România, indiferent de statutul lor înregistrat sau neînregistrat în ceea ce privește taxa pe valoarea adăugată (TVA), sunt obligate să trimită în sistemul național de facturare electronică RO e-Factura toate facturile emise în cadrul relațiilor comerciale B2B și cu entitățile publice.
Totuși când vorbim de sistemul e-Factura trebuie să luăm în calcul cele 2 componente ale sale: obligația de a transmite facturile prin sistemul ANAF, dar și obligația de a primi prin e-Factura toate facturile de la furnizorii români.
Cum transmit e-Factura la ANAF?
Așa cum probabil ai aflat de la 1 ianuarie 2024 dispar facturile în format fizic, astfel firmele au început integrarea programelor interne de facturare pentru a emite și transmite facturi electronice prin intermediul RO e-Factura. Pe scurt, pentru a putea transmite facturile la ANAF prin e-Factura este nevoie să știi că:
Fiecare factură de vânzare emisă de către contribuabil, va trebui încărcată în SPV (Spațiu Privat Virtual). Fără un soft de facturare, acest lucru se desfășoară greoi și consumă mult timp.
Pentru a transmite facturile la ANAF ai nevoie de un cont SPV asociat firmei tale.
Trebuie ca programul tău de facturare să fie integrat cu RO e-Factura, pentru a evita eventualele inconveniente tehnice și pentru a nu implica resurse umane sau financiare suplimentare. Dacă nu ai deja un soft de facturare, este momentul să faci acest lucru. NextUp îți pune la dispoziție softul potrivit integrat cu RO e-Factura pentru a transmite simplu și rapid facturile electronice direct din programul de facturare, către ANAF.
Trimiterea facturii prin sistemul e-Factura va trebui efectuată în termen de 5 zile de la emiterea unei facturi, pentru a evita eventualele amenzi.
e-Factura intră în sarcinile contabilului?
Întrebarea care stă pe buzele majorității contribuabililor este: Poate trimite contabilul facturile în sistemul RO e-Factura? În principu da, se poate. Însă, rolul contabilului este de a asigura înregistrarea corectă a tranzacțiilor financiare în contabilitate, analizând toate documentele financiare necesare pentru întocmirea și depunerea rapoartelor financiare periodice, respectând normele și regulamentele fiscale în vigoare.
Pe de altă parte, pentru a asigura un proces rapid de încasare a facturilor emise, transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura ANAF trebuie făcută imediat după emiterea acestora și nu mai târziu de termenul legal de 5 zile lucrătoare de la emitere. Lucru care e dificil de realizat, mai ales în cazul unui departament de contabilitate externalizat așa cum se întâmplă în multe firme, ceea ce face practic imposibil asumarea unei astfel de sarcini de transmitere în sistemul RO e-Factura.
Procedura de trimitere a facturilor poate fi extrem de greoaie și consumatoare de timp dacă acest proces se face manual. Cu un soft de facturare, așa cum este NextUp ERP poți face mult mai mult decât o simplă transmitere a facturii către ANAF. Practic, cu doar câteva clickuri poți transmite mai multe facturi simultan, verifici statusul facturilor în SPV direct din aplicație, trimiți facturile automat pe email către clienții tăi, ceea ce te ajută să ai o gestiune clară a documentelor.
Începând cu ianuarie 2024, fiecare antreprenor sau contribuabil va trebui să aibă propriul cont în SPV pentru a încărca facturile. Această procedură poate fi făcută fie de contabil, fie de un angajat din departamentul economic sau financiar, procedurile interne ținând de modul de gestionare a fiecărei firme în parte. Dar, în mod cert va fi nevoie ca mai mulți oameni din firmă să aibă acces la acest cont, pentru că facturile trebuie încărcate în termen de 5 zile de la emitere.
Ținând cont de toate aceste condiții, este evident că responsabilitatea trimiterii facturilor în sistemul RO e-Factura ANAF revine departamentului specializat sau persoanei desemnate să se ocupă de emiterea facturilor în cadrul fiecărei firme.
Aceste modificări pe care companiile sunt obligate să le urmeze determină antreprenorii să ia măsuri extrem de importante în derularea afacerilor, mai ales companiile care au contabilitatea externalizată la firme specializate. Așadar, dacă ai nevoie de un soft de facturare integrat cu e-Factura care să-ți simplifice viața, atunci NextUp ERP este ceea ce ai nevoie!
